Archive for the ‘Administration’ Category

Spar tid og penge – Drop IT-Serveren & brug online software services (SaaS)

april 27, 2008

Dette indlæg handler om, at den typiske iværksætter kan spare utroligt meget tid og mange penge ved at bruge Software as a Service (SaaS) fremfor et traditionelt IT-setup med egne servere, exchange, besværlige VPN-forbindelser m.m.

Problemet med et gammeldags IT-setup med egne servere+software er, at det er dyrt i indkøb (specielt når licenser og installeringstid regnes med), dyrt i drift (det skal jo vedligeholdes 24×7 + opgraderes) samt kræver særlige IT-kendskaber for at undgå sikkerhedsproblemer, spam, nedbrug, data tab m.m. Endeligt kan der være problemer med geografisk tilgængelighed selv med VPN.

Hvad der kan være nødvendigt for store koncerner er ofte rent overkill for startups og andre små virksomheder. Og selvom i måske har den fornødne viden/lyst til at drive egne IT-servere er jeres tid ikke bedre brugt på f.eks. at fakturere kunder eller skabe værdi ? ;-)

41concepts er en IT-virksomhed med speciale i softwareudvikling og IT, men drift af vores egne interne IT-systemer gider vi ikke spilde tid og penge på. Vores medarbejdere har naturligvis hver deres bærbare computer, men derudover har vi ingen servere til drift af vores interne systemer. Det sparer vi meget tid og mange penge på!!

Alle interne IT systemer i 41concepts er derfor hostede Software as a Service (SaaS) løsninger, som nemt kan tilgås overalt i verden fra en internet browser. Vi bruger mange IT systemer. Tre centrale er:

  • Google Apps som email/kalender/intranet system. Pris 0 kr (small business udgaven).
  • E-conomic som økonomi system. Pris 149 kr. pr. måned (mindste udgave).
  • Danløn som lønsystem. Pris 15 kr. pr. lønspecification.

Førstnævnte er den velkendte “gmail” i en professionel virksomhedsudgave, hvor dit eget firma domæne bruges som postadresse m.m.. De 2 sidstnævnte systemer er danske og arbejder sammen, idet der er lavet en særlig integration mellem E-conomic og Danløn (som dog kunne være mere brugervenlig). E-conomic har desuden den fordel herhjemme, at mange danske revisorer kender systemet og at du kan give revisoren/bogholderen direkte adgang til dit regnskab (uden at sende filer frem og tilbage).

Ovennævnte er som sagt et lille udpluk af de SaaS løsninger vi benytter os af. Der er mange andre web-baserede systemer, som din virksomhed kan benytte med fordel. Kontakt 41concepts hvis du vil høre mere.

Lagt i Administration, Besparelser, IT-drift, Software | 2 kommentarer »

ATP-bureaukratiet og urimelige betalingsfrister

december 16, 2007

Som iværksætter har vi i 41concepts positive oplevelser med den gode behandling man får hos offentlige myndigheder. ATP-bureaukratiet fortjener dog at blive advaret imod.

Problemer med ATP er, at de udsender regningerne for deres små 10 forskellige obligatoriske ordninger separat på tilsyneladende tilfældige/uforudsigelige tidspunkter og med reelt meget korte tidsfrister for betaling. Ofte er der i praksis kun 6-8 arbejdsdage fra opkrævningen rent faktisk er modtaget til den skal betales! Og når man det ikke, så får man en ny kortfristet opkrævning med renter !!

I vores virksomhed har vi ikke noget stort bogholderi-apparat til rådighed. Vi gør en ære ud af at betale alle vores regninger til tiden, men prøver at begrænse det administrative arbejde med betalinger og lign. til ca. én dag hver 14 dage. P.g.a. de uforudsigelige tidspunkter, hvor ATP udsender kortfristede regninger er det dog svært ikke at falde i ”fælden” (og helt umuligt at undgå, hvis bogholderen f.eks. tager en uges ferie eller er på forretningsrejse).

Regeringen gør et stort nummer ud i at ville forenkle bureaukratiet. Mit nytårsønske som iværksætter for 2008 er, at regeringer starter med at tage fat på ATP- bureaukratiet. Som mindste krav burde ATP sende én samlet opkrævning ud, én gang hver måned og med en normal 30 dages betalingsfrist.

Lagt i Administration, Besværligeheder | Leave a Comment »

Når man gerne vil vokse…

oktober 4, 2007

Vi er en lille virksomhed, men vi vil meget gerne være større…

Udfordringen i at finde ansatte (og de helt rigtige vel og mærke) er nok noget mange i vores branche kan genkende. Som udgangspunkt har vi ikke mulighed for at hyre dyre rekrutteringsbureauer, så vi prøver såvidt muligt at bruge vores netværk for at nå så bredt ud som muligt.

Vi mener selv at vi har en hel unik pakke at tilbyde som større virksomheder ikke har mulighed for og vi heller ikke har set mange mindre gøre. Det involvere blandt andet en ganske fornuftig grundløn samt mulighed for at ret god bonus. Vi har jo ikke de store udgifter til administration, markedsføring etc. Så vi har mulighed for at give vores ansatte en stor bid af kagen når først vores faste udgifter er betalte.

Så hvad gør andre mindre virksomheder?! Input modtages med kyshånd :)

En lille smule reklame hvis DU nu kender een som kender een (you know the drill):

Vi søger en udvikler/arkitekt med fokus på Microsoft produkter og teknologier og som kan lide at fungere som konsulent. Vi søger typisk konsulenter som kan agere på egen hånd hvorfor 5+ års erfaring er nødvendig.

Til gengæld giver vi en fornuftig løn, mulighed for at deltage i interne projekter (på Ruby on Rails platformen) hvor man får en ejerandel, være med til at udvikle en software virksomhed fra grunden, intelligente kollegaer som elsker at diskutere arkitektur mv., et ordentligt uddannelses budget mv…..

Lagt i Administration, Networking | Leave a Comment »

Gode forsikringer til små IT virksomheder en mangelvare?

juli 18, 2007

Forsikringsverdenen er en jungle – særligt inden for erhvervsforsikringer til mindre IT virksomheder, hvor både forsikringstagers behov og forsikringsselskabers tilbud varierer i vid grad. Som nystartet iværksættervirksomhed har vi i 41concepts Aps vores egne problemer med at finde den rigtige forsikring, hvilket dette indlæg handler om.

I 41concepts Aps er vi 2 ansatte fra firmastarten. Vi har ikke noget særligt løsøre (endnu). Lige nu bruger vi det meste af vores tid ude hos kunder, hvor vi udfører IT konsulentopgaver (software og web udvikling), men med tiden skal vi også til at udvikle og sælge egne software produkter/tjenester over Internettet.

På kort sigt er vores primære forsikringsbehov derfor:

1) En arbejdsskadeforsikring for 2+ medarbejdere (Lovpligtig)

2) Almindelig erhvervsansvarsforsikring (Godt at have og nogle af vores kunder, som f.eks. IBM kræver det af deres samarbejdspartnere).

På længere sigt har vi desuden et forsikringsbehov for:

3) International IT produktansvarsforsikring med datadækning m.m. (Kan være relevant for konsulenttjenester, men er især vigtig når vi senere skal til at lancere produkter og web-baserede tjenester på nettet).

Med ovenstående i mente tog vi i Juli måned kontakt til 3 forskellige forsikringsselskaber. Kun Codan og Topdanmark vendte tilbage med konkrete tilbud til os:

Codan:
Codan tilbød os en løsning kaldt Codan Kombi Erhverv, som umiddelbart dækker vores primære behov samtidig med at der er Retshjælp. Vigtigste dækninger vi fik tilbudt var arbejdsskade efter lovens krav + 10.000.000 for person- og tingskade (per forsikringsår) samt 450.000 til retshjælp. Alt sammen til ca. 3900 kr. for dækning i Norden eller ca. 4500 kr. for dækning i Europa (2 personer). Forsikringen skulle blot tegnes for en 1-årlig periode. For vores behov på langt sigt havde Codan ingen færdig løsning (vi fik tilbudt en såkaldt produktansvarsforsikring, men Codan var hurtige til at indrømme, at denne ikke duer til IT virksomheder. Muligheden for potentielt at lave en individuel aftale blev nævnt, men intet konkret).

Topdanmark:
Topdanmark tilbød os en omfattende løsning som umiddelbart dækkede både vores primære behov og sekundære behov. Topdanmarks løsning var dog noget dyrere og uden retshjælp. Alene den lovpligtige arbejdsskadeforsikring kostede ca. 4700 kr (2 personer). Topdanmarks Erhvervs og- produktansvarsforsikring med datadækning virkede som en god løsning for IT virksomheder til ca. 13.000 kr. – dog uden dækning for USA og Canada. Det sidste kunne blive et problem for os idet web-løsninger ingen grænser har for hvor brugere kan logge på.. Vigtigste dækningen var 10.000.000 for person og/eller tingskade dog for mange slags skade højest 2.000.000 per forsikringsår. Forsikringen skulle tegnes for en 5-årlig periode.

Hvad valgt vi:
Sammenligner man disse betingelser var valget ikke svært, så vi har til at begynde med tegnet en Codan Kombi Erhverv forsikring. På sigt er denne forsikring dog utilstrækkeligt, så vi har ikke fundet den helt rigtige forsikringsordning endnu.

Hvis nogle læsere af denne blog kender til relevante forsikringstilbud hører vi meget gerne fra jer! Se vores hjemmeside for kontaktoplysninger eller skriv en kommentar direkte i denne blog.

Bemærk: Vi er ikke forsikringseksperter i 41concepts Aps. Der kan – som andre steder i denne blog – være vigtige fejl, vigtige udladelser eller deciderede misforståelser i ovenstående. Kontakt selv forsikringsselskaberne for at være sikker på hvad du kan få tilbudt. Vi tager ikke ansvar for forkerte oplysninger!

Lagt i Administration, Forsikringer | 2 kommentarer »

For gør-det-selv iværksætteren – 10 punktsplan for stiftelse af et nyt anpartsselskab.

juli 15, 2007

I 41concepts har vi her i begyndelsen valgt at etablerer os som et anpartsselskab. Flere advokatfirmaer tilbyder at stifte anpartsselskaber mod betaling, men man kan også i enkle tilfælde – som for 41concepts – selv vælge at gøre arbejdet. Bruger man en 100% kontant stiftelse er det faktisk ikke så svært, hvis man får lidt hjælp eller har prøvet det før. M.h.t. hjælp er det i øvrigt vores erfaring at personerne i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er utrolig hjælpsomme, når man først er kommet igennem deres telefonkø (de har heldigvis email og svarer til tider ligefrem i weekenden).

Se nedenstående 10 punkter for hvordan man kan stifte et selskab i praksis (brug oplysningerne på eget ansvar og risiko – der kan være fejl/mangler/undladelser/problemer m.m.) :

  1. Bestil digital signatur hos TDC hvis du ikke allerede har en (for moderselskabet hvis du skal til at stifte et datterselskab).
  2. Find en revisor til det nye selskab (god at have, men ikke altid påkrævet). Vi bruger – og kan anbefale – Revision & Råd.
  3. Lav et passende stiftelsesdokument for det nye selskab (Se E&S her for et eksempel).
  4. Afhold stiftende generalforsamling med skriftligt referat omhandlende valg af dirigent, angivelse af stiftere, godkendelse af udkast til stiftelsesdokument med vedtægter, valg af direktion/direktør og revisor m.m.
  5. Få din bank til at lave en konto på det nye firmanavn + ”under stiftelse” og overfør selskabskapitalen til kontoen.
  6. Login ind på webreg med din digitale signatur, vælg ”starte virksomhed” og indtast dine oplysninger. Du skal være særligt opmærksom med valg af firmanavn + binavne da de ikke nemt kan rettes efterfølgende. Brug teksten i dit forberedte stiftelsesdokument + generalforsamlingsreferat til at kopiere fra når disse felter skal udfyldes.
  7. Når du er færdig med at indtaste oplysningerne, så log ud fra webreg og kontakt banken, således at banken kan logge ind i webreg og bekræfte indestående på den nye virksomheds konto.
  8. Når banken har bekræftet, at pengene står på kontoen, kan du logge ind igen på webreg og fuldføre registreringen.
  9. Tillykke! Din virksomhed er nu oprettet og du vil få et CVR nummer med det samme fra erhvervs- og selskabsstyrelsen pr. email. Send registeringsbeviset til banken, så din konto kan blive færdigoprettet.
  10. Bemærk, at du måske stadig mangler momsregistering og arbejdsgiverregistering, som desværre ikke kan ske over nettet endnu. Hent blanketten ”registrering af virksomhed –ændring”, påfør dine ændringer inkl. branchecode og indsend den med alm. post.

Bemærk: Dette indlæg skal ikke forståes som en generel anbefaling af, selv at foretage stiftelse af virksomheder. Der kan udemærket være situationer, hvor en god Advokat er den eneste løsning! Der kan iøvrigt – som andre steder i denne blog – være vigtige fejl, vigtige udladelser eller deciderede misforståelser i ovenstående. Brug af 10 punktsplanen er på dit eget ansvar og for egen risko som nævnt her.

Lagt i Administration, Stiftelse | 3 kommentarer »

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.